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Mit Nächstes Dokument vorbereiten beginnen Sie die nächste Version eines bestehenden Dokuments: Daten, Nummerierungen und wiederkehrende Inhalte werden automatisch aktualisiert, und jede Ergänzung wird sichtbar markiert. Das Vorbereiten des nächsten Dokuments verbraucht ein Dokument aus dem monatlichen Kontingent Ihrer Organisation. Siehe Wie werden Dokumente gezählt?.
Diese Funktion ist ab dem Tarif Pro verfügbar.

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Unterschied zum Duplizieren

Duplizieren kopiert ein Dokument unverändert. Das ist praktisch, um eine Struktur wiederzuverwenden, so wie Sie eine alte Word- oder Excel-Datei als Ausgangspunkt für ein neues Protokoll nehmen würden. Dabei wird aber nicht zwischen altem und neuem Inhalt unterschieden. Nächstes Dokument vorbereiten geht weiter:
  • wiederkehrende Elemente (Daten, Nummerierungen, Titel) werden von der KI automatisch aktualisiert
  • hinzugefügte oder geänderte Inhalte werden mit einer Markierung am Rand hervorgehoben
  • das vorherige Dokument bleibt unverändert und zugänglich
Das eignet sich besonders für regelmässig erstellte Dokumente: Sitzungsprotokolle, Fortschrittsberichte, Wochenberichte.

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Nächstes Dokument vorbereiten

  1. Öffnen Sie ein geteiltes oder gesperrtes Dokument.
  2. Klicken Sie auf Nächstes Dokument vorbereiten, die Hauptschaltfläche oben rechts im Dokument.
  3. Legen Sie die Optionen im angezeigten Fenster fest.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.
Sobald das Dokument geteilt ist, ersetzt Nächstes Dokument vorbereiten die Schaltfläche Teilen als Hauptschaltfläche. Um das Dokument erneut zu teilen oder seinen Link zu kopieren, klicken Sie auf neben der Schaltfläche. Sie können das nächste Dokument auch aus jedem anderen Dokument vorbereiten, selbst aus einem Entwurf: Klicken Sie auf (Dokumentmenü) und wählen Sie Nächstes Dokument vorbereiten.

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Neuestes Dokument finden

In der Liste, die sich über den Namen des Dokuments in der Navigationsleiste öffnet, trägt das neueste daraus vorbereitete Dokument den Hinweis Neuestes. Wenn Sie das nächste Dokument aus einem älteren Dokument vorbereiten, weist das Fenster auf das neuere Dokument hin und bietet an, es zu öffnen.

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Verfügbare Optionen

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Änderungsverfolgung verwalten

Über die Markierung am Rand eines geänderten Blocks können Sie:
  • Diese Änderung ausblenden / Diese Änderung hervorheben: Die Markierung am Rand nur für diesen Block ein- oder ausblenden, ohne den Rest des Dokuments zu verändern.
Sie können auch jeden Block über sein eigenes Blockmenü manuell als geändert markieren (Eintrag Diff → Diese Änderung hervorheben), selbst in einem Dokument, das nie mit «Nächstes Dokument vorbereiten» erstellt wurde. Ist die Änderungsverfolgung deaktiviert und zeigt ein anderer Block bereits eine Änderungsmarkierung an, erscheint zuerst ein Bestätigungsfenster, da diese Aktion die Änderungsverfolgung für das ganze Dokument aktiviert.
  • Wiederherstellen: Setzt den Block auf seinen Inhalt im vorherigen Dokument zurück, mit Blocktyp, Formatierung und Unterblöcken. Die Aktion ist deaktiviert, wenn der Block nicht wiederhergestellt werden kann, und eine Fehlermeldung erscheint, wenn der vorherige Inhalt an dieser Stelle nicht mehr gültig ist.
  • Verfolgungsoptionen → Hinzugefügten Text einfärben / Einfärbung von hinzugefügtem Text deaktivieren: Schaltet die Einfärbung von hinzugefügtem Text für das ganze Dokument ein oder aus.
  • Verfolgungsoptionen → Verfolgung beenden: Entfernt alle Markierungen und die Einfärbung von hinzugefügtem Text im ganzen Dokument.
Das Beenden der Änderungsverfolgung ist endgültig: Alle Änderungsmarkierungen und Textformatierungen werden für jeden Block entfernt und lassen sich nicht wiederherstellen.