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Die Ansicht Lesestatus ist nach dem Versand in der rechten Seitenleiste des Dokuments verfügbar.

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Was erfasst wird

Zugriffe über einen öffentlichen Link werden als anonym gezählt.

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Empfänger nach Unternehmen

Enthält das Dokument einen Block Anwesenheit, werden die Empfänger nach Unternehmen gruppiert. So prüfen Sie den Lesestatus Gruppe für Gruppe, statt eine flache Liste durchzugehen.

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Kennzahlen zu den Empfängern

Wurde das Dokument an mehrere Unternehmen gesendet, erscheinen oben in der Ansicht zwei Zahlen: die Anzahl Unternehmen unter den Empfängern und der Anteil davon, der das Dokument angesehen hat (geöffnet, PDF heruntergeladen oder kommentiert). Ihr eigenes Unternehmen ist in beiden Zahlen nicht enthalten.

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Versandverlauf

Über der Liste der Empfänger zeigt der Bereich Versandverlauf den Ablauf jeder E-Mail, die für das Dokument gesendet wurde: Vorbereitung, Versand, Planung oder fehlgeschlagene Zustellung, dazu die Erinnerungen und die automatische Sperrung.
Öffnen Sie in diesem Bereich eine geplante E-Mail, um sie vor dem Versand zu ändern oder abzubrechen. Planen und erinnern

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Versandnachweis

Sobald die E-Mail zugestellt ist, erhalten Sie eine separate Bestätigungs-E-Mail: den Versandnachweis. Er hält die genaue gesendete Nachricht fest: Betreff, Absender, Empfänger, Versandzeitpunkt, Vorschau des Dokuments und eine Kopie als PDF.
Bewahren Sie diese E-Mail als Beleg für den Versand auf: Sie führt zu dieser Ansicht und enthält eine PDF-Kopie des Dokuments, wie es beim Versand war.

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Dokument sperren

Neben der automatischen Sperrung, die nach dem Versand geplant werden kann, lässt sich das Dokument jederzeit in dieser Ansicht von Hand sperren. Klicken Sie auf Sperren und wählen Sie dann:
  • Jetzt sperren: Das Dokument wird gesperrt, sobald Sie bestätigen.
  • Sperrung planen: Wählen Sie Datum und Uhrzeit (zum Beispiel in 2 oder 7 Tagen). Das Dokument wird dann automatisch gesperrt, ob es per E-Mail versendet wurde oder nicht. Wenn Sie es sich anders überlegen, öffnen Sie das Fenster erneut und klicken Sie auf Geplante Sperrung aufheben.
Die Sperrung ist endgültig: Ein gesperrtes Dokument kann nicht mehr bearbeitet werden. Ein Dokument mit einem Block Unterschrift kann nicht auf ein Datum gesperrt werden: Es wird durch seine Unterschriften gesperrt. Wenn Sie es vor der letzten Unterschrift sperren, werden die Unterschriften abgebrochen. Die Sperrung erstellt ausserdem eine endgültige Fassung des Dokuments und das Nachweis-PDF mit der Aktivität aller Empfänger.

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Nachweis-PDF

Sobald das Dokument gesperrt ist, wird ein Nachweis-PDF für Prüfzwecke erstellt. Anders als der Versandnachweis, der eine einzelne E-Mail abdeckt, deckt es die Aktivität aller Empfänger zugleich ab und enthält:
  • Den Status jedes Empfängers: geöffnet, kommentiert, PDF heruntergeladen, Anhang heruntergeladen
  • Die Empfänger nach Unternehmen gruppiert, wenn das Dokument einen Block Anwesenheit enthält
  • Den vollständigen Text, die verfassende Person und das Datum jedes Kommentars und jeder Antwort, mit dem Hinweis, ob er nach der Sperrung des Dokuments hinzugefügt wurde; die zitierte Textstelle und gegebenenfalls das Datum der Erledigung stehen beim ersten Kommentar jedes Threads
  • Die Liste der Anhänge des Dokuments: Name, Typ, wer sie hinzugefügt hat, Datum und Grösse
  • Einen Hashwert des Dokumentinhalts, um später seine Unversehrtheit zu prüfen

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Empfänger finden, die nicht gelesen haben

Die Ansicht zeigt den Status jedes Empfängers. So sehen Sie sofort, wer das Dokument noch nicht geöffnet hat.

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Von Hand erinnern

In der Ansicht Lesestatus können Sie einzelne Empfänger, die nicht gelesen haben, gezielt erinnern.
Um automatisch zu erinnern, richten Sie im Fenster Teilen die automatischen Erinnerungen ein. Planen und erinnern