Textbausteine

Ein Textbaustein ist ein wiederverwendbarer Inhalt: eine Klausel, eine Anweisung. Verfassen Sie ihn einmal und fügen Sie dann eine Kopie davon in jedes beliebige Dokument ein. Beispiele:

• die Standardformulierung eines Mangels in einem Bausitzungsprotokoll;
• wiederkehrende Sicherheitsanweisungen;
• eine Fristklausel in zwei Varianten: 48 Stunden oder 72 Stunden.

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Textbaustein erstellen

Aus einem Dokument

1. Markieren Sie den Inhalt im Dokument.
2. Wählen Sie im Auswahlmenü Textbaustein erstellen.
3. Geben Sie dem Textbaustein einen Namen. Er ist privat: Nur Sie sehen ihn, bis Sie ihn teilen.

Aus der Bibliothek

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Bibliothek.
2. Klicken Sie auf Neu und dann auf Neuer Textbaustein.
3. Verfassen Sie den Inhalt auf der Seite. Änderungen werden automatisch gespeichert.

Der Textbaustein wird im geöffneten Tab erstellt und mit dessen Personenkreis geteilt.

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Bibliothek ordnen

Klicken Sie auf Neu und dann auf Ordner erstellen. Ordner können weitere Ordner enthalten. Ziehen Sie einen Ordner oder einen Textbaustein, um ihn zu verschieben, oder benennen Sie ihn über sein Aktionsmenü um oder löschen Sie ihn. Wenn Sie einen Textbaustein oder einen Ordner löschen, ändern sich die Dokumente nicht, in die er bereits eingefügt wurde.

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Textbaustein beschreiben

Klicken Sie bei einem Ordner, einem Textbaustein oder einer Variante auf Beschreibung hinzufügen, um anzugeben, wann er verwendet werden soll. Die Beschreibung eines Textbausteins oder einer Variante erscheint im Menü /, die Beschreibung einer Variante zusätzlich in der Variantenliste eines eingefügten Textbausteins.

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Textbausteine teilen

Die Bibliothek hat einen Tab pro Personenkreis:

• Nur ich
• Ganze Organisation
• einen Tab pro Teamordner, in dem Sie Mitglied sind

Um den Personenkreis zu ändern, öffnen Sie das Aktionsmenü eines Textbausteins oder Ordners und wählen Sie Teilen mit.

• Wenn Sie einen Ordner teilen, teilen Sie seinen ganzen Inhalt.
• Wenn Sie einen Textbaustein teilen, der in einem Ordner liegt, wird er auf die oberste Ebene der Bibliothek verschoben.
• Nur die Person, die ihn erstellt hat, kann ihn wieder privat machen.

Ein Gast eines Teamordners sieht nur seine eigenen Textbausteine und die seiner Teamordner.

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Varianten

Eine Variante ist eine andere Fassung desselben Textbausteins, wenn sich der Inhalt leicht ändert: zum Beispiel eine Frist von 48 oder von 72 Stunden.

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü des Textbausteins und wählen Sie Variante erstellen. Sie beginnt als Kopie der Standardvariante.
2. Ändern Sie, was abweicht, und geben Sie der Variante einen Namen. Eine Variante ohne Namen heisst «Variante 2», «Variante 3» usw.

Die Standardvariante wird eingefügt, wenn Sie den Textbaustein selbst wählen. Um sie zu ändern, öffnen Sie das Aktionsmenü einer anderen Variante und wählen Sie Als Standard festlegen. Im selben Menü löschen Sie eine Variante. Die letzte Variante eines Textbausteins lässt sich nicht löschen. Sie können eine Variante auch aus einem Dokument erstellen, siehe Eingefügte Textbausteine.

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Textbaustein einfügen

1. Tippen Sie in einem leeren Absatz auf der obersten Ebene des Dokuments /. Die Textbausteine werden nach den Blöcken aufgelistet.
2. Tippen Sie einige Buchstaben des Namens des Textbausteins.
3. Wählen Sie ihn mit den Pfeiltasten aus und drücken Sie Enter.

• Die Suche berücksichtigt die Namen der Textbausteine und Ordner, nicht ihren Inhalt. Die Ergebnisse stammen aus allen Ordnern und zeigen ihren Pfad an.
• Ohne Suche blättern Sie Ebene für Ebene durch die Ordner.
• Um eine Variante zu wählen, suchen Sie den Textbaustein und wählen dann die Variante in seinem Untermenü.

Der Textbaustein wird als unabhängige Kopie eingefügt: Bearbeiten Sie ihn frei, die Bibliothek ändert sich nicht.

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Eingefügte Textbausteine

Beim Schreiben wird ein eingefügter Textbaustein nur hervorgehoben, wenn der Cursor darin steht. Ein Rahmen hebt seinen Inhalt hervor, und über eine Blase am Rand verwalten Sie ihn. Klicken Sie auf die Blase, um ihr Menü zu öffnen:

• Variante: zu einer anderen Variante des Textbausteins wechseln.
• Ursprüngliche Variante wiederherstellen: Ihre Änderungen verwerfen. Erscheint, sobald der Inhalt geändert wurde.
• Variante aktualisieren: Ihre Änderungen in der Bibliothek in dieser Variante speichern. Erscheint, sobald der Inhalt geändert wurde.
• Variante aus diesen Änderungen erstellen: Ihre Änderungen als neue Variante speichern. Erscheint, sobald der Inhalt geändert wurde.
• Lösen: den Inhalt behalten und die Verbindung zum Textbaustein entfernen.

Weicht der Inhalt eines eingefügten Textbausteins von seiner Variante in der Bibliothek ab, wird sein Rahmen orange. Aktualisieren Sie die Variante, stellen Sie das Original wieder her oder erstellen Sie eine Variante, damit beide wieder übereinstimmen. Diese Warnung erscheint nur, wenn Sie das Dokument bearbeiten dürfen.

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Textbausteine in Vorlagen

In einer Vorlage sind alle Textbausteine immer hervorgehoben, damit Sie sehen, wie die Vorlage aufgebaut ist. Wenn Sie ein Dokument aus einer Vorlage erstellen, wird jeder Textbaustein mit mehreren Varianten als Textbaustein zu bestätigen markiert und farbig umrahmt. Wählen Sie die passende Variante oder wählen Sie im Menü der Blase Diese Variante bestätigen. Auch eine Änderung des Inhalts bestätigt sie.

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Bibliothek mit AI⋅there verwalten

AI⋅there kann Textbausteine für Sie durchsuchen, erstellen, bearbeiten, verschieben und löschen, mit Ihrer Zustimmung. Siehe Textbausteine in der Unterhaltung verwalten.

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Siehe auch