Aufgaben

Der Block Aufgaben ist für die operative Nachverfolgung in einem Dokument gemacht.

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Interaktives Beispiel

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Aufgabe erstellen

Beim Erstellen können Sie Folgendes festlegen:

• Ein Datum
• Einen geplanten Beginn
• Einen Termin
• Einen Status (Offen, In Arbeit, Wartet, Erledigt, Entfällt, Zur Kenntnis)

Wenn Sie ein Datum ändern, wird es automatisch gespeichert. Um die tatsächlichen Daten beim Status anzuzeigen, öffnen Sie Optionen und wählen Sie die gewünschte Anzeige für die Status (mit oder ohne Datum). Die Abweichung (T+7, T-3) wird automatisch berechnet, wenn die Datumsanzeige aktiviert ist.

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Gleiche Daten nicht wiederholen

Ist die Kennung Datum, zeigt eine Aufgabe mit demselben Datum wie die vorherige Aufgabe dieses Datum nicht erneut an. Um das Datum bei jeder Aufgabe anzuzeigen, öffnen Sie Optionen und deaktivieren Sie unter Kennung die Option Gleiche Daten nicht wiederholen. Die Einstellung ist standardmässig aktiviert und gilt auch für das PDF.

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Betroffene Unternehmen

Legen Sie die Unternehmen als Gruppen im Block Anwesenheit desselben Dokuments an. Diese Gruppen stehen dann für die Zuweisung von Aufgaben und für Erwähnungen zur Verfügung. Öffnen Sie das Menü einer Aufgabe , wählen Sie Betroffene und dann eine oder mehrere Gruppen. Wählen Sie eine Gruppe erneut, um sie zu entfernen. Um im Text der Aufgabe auf ein Unternehmen oder einen Kontakt zu verweisen, tippen Sie @ und wählen Sie es in der Liste aus. Siehe Erwähnungen von Kontakten und Gruppen.

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Erwartetes Unternehmen

Um anzugeben, auf wen Sie warten, klicken Sie auf den Status der Aufgabe, wählen Sie Wartet auf und dann das Unternehmen. Die Aufgabe wechselt zu Wartet, und der Status zeigt «Wartet auf» mit dem Namen des Unternehmens. Die von der Aufgabe betroffenen Unternehmen werden zuerst vorgeschlagen. Wählen Sie das Unternehmen erneut, um es zu entfernen. Beim Zusammenführen einer Notiz trägt AI⋅there das erwartete Unternehmen ein, wenn die Notiz es nennt (zum Beispiel «wartet auf Rückmeldung Ingenieur»).

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Fortschritt

Geben Sie den Fortschritt einer Aufgabe in Prozent an. Öffnen Sie das Statusmenü einer Aufgabe mit dem Status Offen, In Arbeit oder Wartet und verwenden Sie Fortschritt:

• Klicken Sie auf ein Segment des Balkens, um den Fortschritt festzulegen. Klicken Sie erneut auf dasselbe Segment, um einen Schritt zurückzugehen.
• Oder geben Sie einen genauen Wert ein, auch mit Dezimalstellen.
• Löschen Sie den Wert, um den Fortschritt zu entfernen.

Der Prozentwert erscheint als kleiner Balken beim Status, solange die Aufgabe In Arbeit ist oder Wartet. Er ändert auch den Status: Eine Aufgabe mit dem Status Offen und einem Fortschritt über 0 % wechselt zu In Arbeit, und bei 100 % wechselt die Aufgabe zu Erledigt. Der Verlauf der Aufgabe hält die Änderungen am Fortschritt fest. Mehrere Änderungen derselben Person innerhalb einer Minute werden zu einem Eintrag zusammengefasst: 40 % und dann 50 % erscheinen zum Beispiel als eine einzige Änderung vom Ausgangswert auf 50 %.

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Priorität

Weisen Sie eine Priorität zu, um die Dringlichkeit einer Aufgabe hervorzuheben:

• Dringend
• Hoch
• Mittel
• Niedrig

Klicken Sie auf das Prioritätssymbol einer Aufgabe, um das Menü zu öffnen und eine Stufe zu wählen, oder auf Entfernen, um sie zu löschen. Eine Aufgabe ohne Priorität zeigt ein neutrales Symbol.

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Erinnerung bei einer Aufgabe

Um bei einer Aufgabe eine Nachfrage mit einer Glocke zu kennzeichnen, klicken Sie in den Text der Aufgabe, tippen Sie @ und wählen Sie Neue Erinnerung. Klicken Sie auf die Erinnerung, um ihre Nummer oder ihr Datum zu ändern oder sie als letzte Erinnerung zu kennzeichnen. Die Erinnerung ist rein visuell und versendet keine Benachrichtigung. Mehr dazu unter Erinnerung.

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Unteraufgaben

Sie können im selben Block eine Hierarchie von Aufgaben aufbauen. So erstellen Sie eine Unteraufgabe:

1. Öffnen Sie das Menü der Aufgabe .
2. Klicken Sie auf Unteraufgabe hinzufügen.

Sie können eine bestehende Aufgabe auch mit Einrücken zur Unteraufgabe machen und sie mit Ausrücken wieder auf die obere Ebene zurückholen.

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Aufgaben duplizieren

Betrifft dieselbe Aufgabe mehrere Unternehmen, die jeweils einen eigenen Abschnitt im Dokument haben, erstellen Sie sie nur einmal und erhalten im Abschnitt jedes Unternehmens eine Kopie. Jede Kopie hat danach ihren eigenen Lebenszyklus: Status, Termin und andere Änderungen an einer Kopie wirken sich nicht auf die anderen aus. Eine Kopie wird nur für ein Unternehmen mit eigenem Abschnitt hinzugefügt, also mit einer Überschrift, die seine Gruppe mit @ erwähnt (siehe Erwähnungen von Kontakten und Gruppen). Auch die Ausgangsaufgabe muss unter einer solchen Überschrift stehen. In jedem Zielabschnitt wird die Kopie am Ende der entsprechenden Aufgabenliste eingefügt, an derselben Stelle in den Unterüberschriften wie das Original. Hat der Abschnitt noch keine Aufgabenliste, wird eine erstellt. Beim Erstellen: Wählen Sie im Feld Betroffene mehrere Gruppen und aktivieren Sie dann Für Betroffene duplizieren. In den Abschnitt jeder anderen Gruppe wird eine Kopie der Aufgabe eingefügt. Die Option bleibt für Ihre nächsten Aufgaben aktiviert, bis Sie sie ausschalten. Bei einer bestehenden Aufgabe: Klicken Sie im Menü Betroffene der Aufgabe auf Für Betroffene duplizieren. Für jede betroffene Gruppe, deren Abschnitt die Aufgabe noch nicht enthält, wird eine Kopie erstellt. Eine Meldung fasst das Ergebnis zusammen: die Anzahl duplizierter Aufgaben, die Anzahl Gruppen, die mangels Abschnitt übersprungen wurden, und die Anzahl Abschnitte, die die Aufgabe bereits enthielten. Die duplizierten Aufgaben bleiben jederzeit erreichbar. Öffnen Sie das Menü einer Aufgabe und klicken Sie auf Duplizierte Aufgaben anzeigen, um alle Kopien im Dokument zu sehen und direkt dorthin zu springen.

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Aufgabenliste aufteilen

Eine Aufgabenliste lässt sich in zwei unabhängige Blöcke aufteilen, um jeden Teil einzeln zu verschieben, zu duplizieren oder zu bearbeiten.

1. Öffnen Sie das Menü der Aufgabe .
2. Klicken Sie auf Aufteilen und wählen Sie:
   • Oberhalb: verschiebt diese Aufgabe und alles darüber in einen neuen Block Aufgabenliste.
   • Unterhalb: verschiebt diese Aufgabe und alles darunter in einen neuen Block Aufgabenliste.
   • Aufgabeninhalt herauslösen: verschiebt nur diese Aufgabe (mit ihren Unteraufgaben) in einen eigenen Block Aufgabenliste.

Beim Aufteilen bleibt eine Aufgabe immer mit ihren Unteraufgaben zusammen, auch wenn die Trennstelle mitten in dieser Hierarchie liegt.

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Archivierung

Um die Tabelle mit der Zeit schlank zu halten:

1. Öffnen Sie die Aktion .
2. Klicken Sie auf Erledigte Aufgaben archivieren.

Diese Aktion archiviert in einem Schritt alle Aufgaben mit dem Status Erledigt oder Entfällt. Über das Symbol blenden Sie die archivierten Aufgaben wieder ein und behalten so den vollständigen Verlauf. Um eine bestimmte Aufgabe oder Unteraufgabe zu archivieren oder wiederherzustellen, öffnen Sie ihr Menü und klicken Sie auf Archivieren / Wiederherstellen. Wird eine übergeordnete Aufgabe archiviert, werden ihre Unteraufgaben automatisch mitarchiviert.

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Kennung und automatische Nummerierung

Sie können bei jeder Aufgabe eine Kennung anzeigen. Wählen Sie die Anzeige im Menü der Aufgabenliste:

• Datum: nur das Datum
• Datum und Referenz: Datum und Referenz
• Referenz: nur die Referenz
• Keine Kennung: Kennung ausblenden

Die Nummerierung zählt automatisch nach dem im Block erkannten Schema weiter. In der Anzeige Datum wird das Datum einer Aufgabe ausgeblendet, wenn es mit dem Datum in der Zeile darüber übereinstimmt, damit es sich nicht wiederholt. Fahren Sie mit der Maus über die Zeile (oder setzen Sie den Fokus darauf), damit es wieder erscheint. Am Computer hat eine Unteraufgabe, deren Datum dem ihrer übergeordneten Aufgabe entspricht, keine Datumsspalte mehr: Zeigen Sie auf ihre Einrückungslinie, um das Datum in einem Tooltip zu lesen. Auf dem Handy bleibt das Datum dieser Unteraufgabe sichtbar. Druck und PDF-Export folgen derselben Regel. Deaktivieren Sie Gleiche Daten nicht wiederholen, um alle Daten anzuzeigen. Das gilt nicht für die Anzeige Datum und Referenz, in der jede Zeile ihr Datum behält.

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Sortierung

Sie können sortieren nach:

• Manuell (Standard)
• Status
• Datum