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Der Block Anwesenheit ersetzt statische Tabellen durch eine übersichtliche Erfassung mit Verlauf, die mit dem Teilen des Dokuments verbunden ist.
Um diesen Block hinzuzufügen, tippen Sie /anwesenheit und wählen Sie Anwesenheit.

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Block erstellen und einrichten

Nach dem Erstellen des Blocks finden Sie:
  • Eine Leiste mit Anzeigeoptionen
  • Einen Kalender der Erfassungen
  • Aktionen zum Hinzufügen von Gruppen und Kontakten

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Anzeigeoptionen

Mit der Optionsleiste (oben im Block) blenden Sie die benötigten Elemente ein oder aus.
Diese Optionen gelten nur für diesen Block. Um dieselbe Anzeige in allen Anwesenheitsblöcken des Dokuments zu verwenden, öffnen Sie Optionen und dann Auf alle anwenden.

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Erfassungen über die Zeit verwalten

  • Wechseln Sie mit den Pfeilen zwischen den Erfassungen
  • Klicken Sie auf ein Datum, um den Stand dieser Sitzung anzuzeigen
  • Legen Sie eine neue Erfassung für die laufende Sitzung an
Auch nach dem Duplizieren des Dokuments bleibt der Verlauf der Erfassungen erhalten. So werden die kumulierten Abwesenheiten von Sitzung zu Sitzung weitergeführt.

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Neue Erfassung vorausfüllen

Wählen Sie ein leeres Datum und klicken Sie auf Aus [vorherigem Datum] vorausfüllen. Die Aktion verwendet das jüngste frühere Datum, das Anwesenheitsangaben enthält.
Das Vorausfüllen bereitet die nächste Erfassung vor; es übernimmt nicht die bisherigen Anwesenheitsstatus.
Beim Vorausfüllen gelten diese Regeln:
  • Einladungen, mit ihrer allfälligen Uhrzeit, werden auf das neue Datum übertragen. Diese Kontakte werden als Anwesend markiert.
  • War am Ausgangsdatum niemand eingeladen, werden alle Kontakte mit einem Anwesenheitsstatus an diesem Datum als Anwesend markiert.
  • Frühere Anwesenheitsstatus wie Abwesend, Entschuldigt, Verspätet, Vertreten oder Nicht betroffen werden nicht übernommen.
  • Die Auswahl für den Verteiler wird übernommen.
  • Die kumulierten Abwesenheiten und Verspätungen werden aus dem Verlauf des Blocks weitergezählt; sie werden nicht als Werte des neuen Datums kopiert.
Wenn Nächstes Dokument vorbereiten das Datum des Dokuments automatisch aktualisiert, gelten in jedem Anwesenheitsblock dieselben Regeln.

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Gruppen organisieren

  1. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen.
  2. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein.
  3. Ergänzen Sie eine Beschreibung (zum Beispiel Unternehmen, Adresse, Gewerk).
Danach können Sie die Gruppe über ihren Aktionsgriff verschieben, duplizieren oder löschen.
Fügen Sie dem Gruppennamen ein Kürzel hinzu (ING, ARCH, BM), damit Sie das Unternehmen in den Aufgaben leichter auswählen können.
Öffnen Sie den Aktionsgriff der Gruppe und wählen Sie Anpassen, um ein eigenes Symbol und ein eigenes Kürzel festzulegen. Dieses Kürzel ersetzt das Kürzel, das sonst automatisch aus dem Titel der Gruppe erkannt würde.

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Unternehmenssymbole

Jede Gruppe kann das Symbol ihres Unternehmens anzeigen. Es wird automatisch von der Website der ersten geschäftlichen E-Mail-Domain ihrer Kontakte abgerufen. Allgemeine Domains wie gmail.com werden ignoriert. Unternehmenssymbole sind in Anwesenheitsblöcken, die ab jetzt erstellt werden, standardmässig aktiviert. In bestehenden Blöcken bleiben sie deaktiviert: Bereits versendete Dokumente behalten ihr Aussehen. Um sie zu aktivieren, öffnen Sie Optionen und aktivieren Sie Unternehmenssymbole. Öffnen Sie dann den Aktionsgriff der Gruppe und wählen Sie Unternehmen bearbeiten…, um die Domain zu prüfen, das Symbol von der Website abzurufen, ein Bild hochzuladen oder ein Symbol aus der Bibliothek zu wählen. Ein von Hand gewähltes Symbol wird nie ersetzt. Sobald das Unternehmenssymbol gefunden ist, ersetzt es auch ein von AI⋅there gewähltes Gewerksymbol. Bis dahin bleibt das Gewerksymbol sichtbar. Siehe auch: Aufgaben.

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Kontakte verwalten

Klicken Sie in jeder Gruppe auf Kontakt hinzufügen und erfassen Sie:
  • Name und Vorname
  • Rolle oder Funktion
  • E-Mail
  • Telefonnummer(n)
  • Anwesenheitsstatus
  • Einladungsstatus (mit Uhrzeit, falls nötig)
  • Aufnahme in den Verteiler
Jeden Kontakt können Sie über den Aktionsgriff verschieben, duplizieren, löschen oder aufteilen (oberhalb oder unterhalb). Benachbarte, kompatible Anwesenheitsblöcke werden automatisch zusammengeführt.

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Verteiler des Dokuments

Beim Teilen des Dokuments können Sie automatisch verwenden:
  • Die Kontakte, die für den Verteiler markiert sind
  • Oder alle E-Mail-Adressen im Dokument
Die Liste bleibt mit den Änderungen im Block synchron.

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Aus einer Anwesenheitsliste abgeleitete Blöcke

Die Daten des Blocks Anwesenheit können über das Slash-Menü automatisch weitere Blöcke des Dokuments füllen. Diese Blöcke sind mit einer Zeile pro Unternehmen der Anwesenheitsliste vorausgefüllt.
Diese Blöcke eignen sich besonders für Bausitzungsprotokolle und Bausitzungen.

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Bewährte Vorgehensweisen

  • Aktualisieren Sie die Anwesenheit zu Beginn der Sitzung
  • Gruppieren Sie die Kontakte nach Gewerk oder Art der Beteiligten
  • Duplizieren Sie das vorherige Dokument, damit die Erfassung lückenlos weiterläuft
  • Aktivieren Sie nur die benötigten Spalten, damit der Block übersichtlich bleibt