Préparer le document suivant

Utilisez Préparer le document suivant pour démarrer la prochaine version d’un document existant : dates, numérotations et contenus récurrents sont mis à jour automatiquement, et tout ajout est signalé visuellement. Préparer le document suivant utilise un document du quota mensuel de votre organisation. Consultez Comment sont comptés les documents ?.

​

Différence avec la duplication

La duplication copie un document à l’identique. C’est utile pour réutiliser une structure — comme on le ferait en partant d’un ancien fichier Word ou Excel pour rédiger un nouveau compte rendu. Mais elle ne fait aucune distinction entre l’ancien contenu et le nouveau. Préparer le document suivant va plus loin :

• les éléments récurrents (dates, numérotations, titres) sont mis à jour automatiquement par l’IA
• les contenus ajoutés ou modifiés sont mis en évidence avec une marque dans la marge
• le document précédent reste intact et accessible

C’est particulièrement adapté aux documents produits régulièrement : comptes rendus de réunion, rapports d’avancement, bilans hebdomadaires.

​

Préparer le document suivant

1. Ouvrez un document partagé ou verrouillé.
2. Cliquez sur Préparer le document suivant, le bouton principal en haut à droite du document.
3. Configurez les options dans la fenêtre qui s’affiche.
4. Cliquez sur Créer.

Une fois le document partagé, Préparer le document suivant remplace Partager comme bouton principal. Pour partager à nouveau le document ou copier son lien, cliquez sur à côté du bouton. Vous pouvez aussi préparer le document suivant depuis n’importe quel document, même en brouillon : cliquez sur (menu du document) et choisissez Préparer le document suivant.

​

Retrouver le dernier document

Dans la liste qui s’ouvre depuis le nom du document dans le fil d’Ariane, le dernier document préparé à partir de celui-ci porte la mention Dernier. Si vous préparez le document suivant depuis un document plus ancien, la fenêtre vous signale le document plus récent et propose de l’ouvrir.

​

Options disponibles

​

Gérer les modifications suivies

Depuis la marque dans la marge de n’importe quel bloc modifié, vous pouvez :

• Cacher ce changement / Afficher ce changement — bascule la marque dans la marge pour ce bloc uniquement, sans affecter le reste du document.

Vous pouvez aussi marquer manuellement n’importe quel bloc comme modifié depuis son propre menu de bloc (l’entrée Diff → Afficher ce changement), même dans un document qui n’a jamais été préparé avec Préparer le document suivant. Si le suivi des modifications est désactivé et qu’un autre bloc affiche déjà une marque de modification, une fenêtre de confirmation s’affiche d’abord, car cette action active le suivi des modifications pour tout le document.

• Restaurer — remet le bloc dans son contenu du document précédent, avec son type, sa mise en forme et ses sous-blocs. L’action est désactivée quand le bloc ne peut pas être restauré, et une erreur s’affiche si le contenu précédent n’est plus valable à cet emplacement.
• Options du suivi → Colorer le texte ajouté / Désactiver la coloration des textes ajoutés — active ou désactive la coloration des textes ajoutés pour l’ensemble du document. Cela s’applique à tout le document.
• Options du suivi → Arrêter le suivi — retire toutes les marques et la coloration des textes ajoutés pour l’ensemble du document.