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Le bloc Tâches est conçu pour le suivi opérationnel dans un document.
Pour ajouter ce bloc, tapez /taches ou /suivi puis sélectionnez Suivi des tâches.

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Création d’une tâche

À la création, vous pouvez définir :
  • Une date
  • Un début prévu
  • Une échéance
  • Un statut (À faire, En cours, En attente, Fait, Annulé, Pour mémoire)
Lors d’un changement de date, l’enregistrement est automatique. Pour afficher les dates effectives au niveau du statut, ouvrez Options puis sélectionnez l’affichage voulu pour les statuts (avec date ou sans date). Le delta (J+7, J-3) est calculé automatiquement quand l’affichage de date est activé.
Ces réglages d’identifiant et d’affichage de date s’appliquent uniquement à cette liste de tâches. Pour les réutiliser sur toutes les listes de tâches du document, ouvrez Options puis Appliquer à tous.

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Ne pas répéter les mêmes dates

Quand l’identifiant est Date, une tâche dont la date est identique à celle de la tâche précédente ne l’affiche pas à nouveau. Pour afficher la date sur chaque tâche, ouvrez Options, puis sous Identifiant désactivez Ne pas répéter les mêmes dates. Le réglage est activé par défaut et s’applique aussi au PDF.

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Progression

Indiquez l’avancement d’une tâche en pourcentage. Ouvrez le menu de statut d’une tâche À faire, En cours ou En attente, puis utilisez Progression :
  • Cliquez sur un segment de la barre pour définir la progression. Cliquez à nouveau sur le même segment pour revenir en arrière.
  • Ou saisissez une valeur exacte, décimales comprises.
  • Supprimez la valeur pour effacer la progression.
Le pourcentage s’affiche sous forme de petite barre sur le statut tant que la tâche est En cours ou En attente. Il modifie aussi le statut : une tâche À faire dont la progression dépasse 0 % passe En cours, et 100 % passe la tâche à Fait. L’historique de la tâche enregistre les changements de progression. Plusieurs modifications faites par la même personne en moins d’une minute sont regroupées en une seule entrée : par exemple, 40 % puis 50 % apparaît comme un seul changement de la valeur initiale à 50 %.

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Priorité

Attribuez une priorité pour mettre en évidence l’urgence d’une tâche :
  • Urgent
  • Élevée
  • Moyenne
  • Faible
Cliquez sur l’icône de priorité d’une tâche pour ouvrir le menu et choisir un niveau, ou Supprimer pour la retirer. Une tâche sans priorité affiche une icône neutre.

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Rappel sur une tâche

Pour signaler une relance sur une tâche avec une cloche, cliquez dans le texte de la tâche, tapez @, puis sélectionnez Nouveau rappel. Cliquez sur le rappel pour modifier son numéro, sa date, ou l’indiquer comme dernier rappel. Le rappel est purement visuel et n’envoie aucune notification. Voir Rappel pour plus de détails.

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Sous-tâches

Vous pouvez construire une hiérarchie de tâches dans le même bloc. Pour créer une sous-tâche :
  1. Ouvrez le menu de la tâche .
  2. Cliquez sur Ajouter une sous-tâche.
Vous pouvez aussi transformer une tâche existante en sous-tâche avec Indenter, puis revenir au niveau supérieur avec Désindenter.
Ajoutez un identifiant court dans le nom des groupes du bloc Présences (BET, MOE, ENT) pour faciliter la sélection de l’entreprise lors de l’attribution des tâches.

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Duplication des tâches

Lorsqu’une même tâche concerne plusieurs entreprises, chacune ayant sa propre section dans le document, vous pouvez la créer une seule fois et en obtenir une copie dans la section de chaque entreprise. Chaque copie suit ensuite son propre cycle de vie : le statut, l’échéance et les autres modifications d’une copie n’affectent pas les autres. Une copie n’est ajoutée que pour une entreprise qui a sa propre section, c’est-à-dire un titre qui mentionne son groupe avec @ (voir Mentions de contacts et groupes). La tâche d’origine doit elle aussi se trouver sous un tel titre. Dans chaque section cible, la copie est ajoutée à la fin de la liste de tâches correspondante, au même emplacement dans les sous-titres que l’originale. Si la section n’a pas encore de liste de tâches, une liste est créée. À la création : dans le champ Concernés, sélectionnez plusieurs groupes, puis activez Dupliquer aux concernés. Une copie de la tâche est ajoutée dans la section de chacun des autres groupes. L’option reste activée pour vos tâches suivantes jusqu’à ce que vous la désactiviez. Sur une tâche existante : dans le menu Concernés de la tâche, cliquez sur Dupliquer aux concernés. Une copie est créée pour chaque groupe concerné dont la section ne contient pas encore la tâche. Un message résume le résultat : le nombre de tâches dupliquées, le nombre de groupes ignorés faute de section trouvée, et le nombre de sections qui contenaient déjà la tâche.
  • Seules les tâches de premier niveau peuvent être dupliquées. Leurs sous-tâches sont copiées avec elles.
  • Le statut, les dates, la priorité, la référence et les concernés sont conservés sur chaque copie.
  • Sélectionner Tous dans Concernés duplique la tâche pour chaque groupe du bloc Présences.
  • Les concernés saisis en texte libre, qui ne sont pas des groupes du bloc Présences, sont ignorés.
  • La duplication des tâches est disponible sur l’application web.
Les tâches dupliquées restent accessibles à tout moment. Ouvrez le menu d’une tâche et cliquez sur Voir les tâches dupliquées pour afficher toutes les copies dans le document et y accéder directement.
Pour préparer les sections, rédigez la section d’une entreprise, puis utilisez Décliner la section sur son titre pour créer la même section pour chacune des autres entreprises. Voir Dupliquer une section.

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Diviser une liste de tâches

Une liste de tâches peut être divisée en deux blocs indépendants, pour déplacer, dupliquer ou gérer chaque partie séparément.
  1. Ouvrez le menu de la tâche .
  2. Cliquez sur Diviser, puis choisissez :
    • Au-dessus — déplace cette tâche et tout ce qui se trouve au-dessus dans un nouveau bloc de liste de tâches.
    • En dessous — déplace cette tâche et tout ce qui se trouve en dessous dans un nouveau bloc de liste de tâches.
    • Extraire le contenu de la tâche — extrait uniquement cette tâche (et ses sous-tâches) dans son propre bloc de liste de tâches.
Une division conserve toujours une tâche avec ses sous-tâches, même si le point de division se situe au milieu de cette hiérarchie.
Deux listes de tâches laissées directement l’une à côté de l’autre — par exemple après la suppression d’un titre qui les séparait — fusionnent automatiquement en une seule liste.

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Archivage

Pour alléger le tableau au fil du temps :
  1. Ouvrez l’action .
  2. Cliquez sur Archiver les tâches terminées.
Cette action archive en une fois toutes les tâches dont le statut est Fait ou Annulé. Vous pouvez ensuite réafficher les tâches archivées via l’icône pour conserver l’historique complet. Pour archiver / désarchiver une tâche ou une sous-tâche spécifique, ouvrez son menu et cliquez sur Archiver / Désarchiver. Lors de l’archivage d’une tâche parente, ses sous-tâches sont automatiquement archivées.

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Identification et numérotation automatique

Vous pouvez afficher un identifiant sur chaque tâche. Choisissez le mode d’affichage depuis le menu de la liste de tâches :
  • Date — la date uniquement
  • Date et référence — la date et la référence
  • Référence — la référence uniquement
  • Pas d’identifiant — masquer l’identifiant
La numérotation s’incrémente automatiquement selon la nomenclature détectée dans le bloc. Dans le mode d’affichage Date, quand la date d’une tâche est identique à celle affichée sur la ligne au-dessus, elle est masquée pour éviter la répétition — survolez la ligne (ou donnez-lui le focus) pour la faire réapparaître. Sur ordinateur, une sous-tâche dont la date correspond à celle de sa tâche parente n’a plus de colonne date du tout : pointez sur son trait d’indentation pour lire la date dans une infobulle. Sur mobile, la date de cette sous-tâche reste visible. L’impression et l’export PDF suivent la même règle. Désactivez Ne pas répéter les mêmes dates pour afficher toutes les dates. Cela ne s’applique pas au mode Date et référence, où chaque ligne garde sa date.

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Tri

Le tri est disponible en :
  • Manuel (par défaut)
  • Statut
  • Date