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La vue de suivi des lectures est disponible dans le panneau droit du document, après diffusion.

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Ce qui est suivi

Les accès via lien public sont comptabilisés comme anonymes.

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Destinataires par entreprise

Quand le document contient un bloc Présences, les destinataires sont regroupés par entreprise pour vérifier le statut de lecture groupe par groupe plutôt que de parcourir une liste à plat.

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Statistiques des destinataires

Quand le document a été diffusé à plusieurs entreprises, deux chiffres apparaissent en haut de la vue de suivi : le nombre d’entreprises destinataires, et la part d’entre elles ayant consulté le document (ouverture, téléchargement du PDF ou commentaire). Votre propre entreprise est exclue des deux chiffres.

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Activité d’envoi

Au-dessus de la liste des destinataires, la section Activité d’envoi retrace le cycle de vie de chaque e-mail envoyé pour le document — préparation, envoi, programmation ou échec de distribution — ainsi que les rappels et le verrouillage automatique.
Depuis cette section, ouvrez un e-mail programmé pour le modifier ou l’annuler avant son envoi. Programmer et rappels

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Preuve d’envoi

Une fois l’e-mail distribué, vous recevez un e-mail de confirmation séparé — la preuve d’envoi. Il enregistre le message exact qui a été envoyé : objet, expéditeur, destinataires, heure d’envoi, aperçu du document et copie PDF.
Conservez cet e-mail comme trace de l’envoi : il renvoie vers cette vue de suivi et inclut une copie PDF du document tel qu’il était au moment de l’envoi.

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Verrouiller le document

En plus du verrouillage automatique qui peut être programmé après la diffusion, le document peut être verrouillé manuellement à tout moment depuis la vue de suivi. Cliquez sur Verrouiller, puis choisissez :
  • Verrouiller maintenant : le document est verrouillé dès la confirmation.
  • Programmer le verrouillage : choisissez une date et une heure (par exemple dans 2 ou 7 jours). Le document est alors verrouillé automatiquement, qu’il ait été diffusé par e-mail ou non. Pour changer d’avis, rouvrez la fenêtre et cliquez sur Annuler la programmation.
Le verrouillage est définitif : une fois verrouillé, le document ne peut plus être modifié. Le verrouillage crée aussi une version finale du document et génère le PDF de preuve couvrant l’activité de tous les destinataires.

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PDF de preuve

Une fois le document verrouillé, un PDF de preuve est généré à des fins d’audit. Contrairement à la preuve d’envoi, qui couvre un seul e-mail, il couvre l’activité de tous les destinataires à la fois, et inclut :
  • Le statut de chaque destinataire : ouverture, commentaire, téléchargement du PDF, téléchargement d’une annexe
  • Les destinataires regroupés par entreprise, quand le document contient un bloc Présences
  • Le texte intégral, l’auteur et la date de chaque commentaire et réponse, indiquant s’il a été ajouté après le verrouillage du document — le passage cité et la date de résolution, le cas échéant, figurent sur le commentaire initial de chaque fil
  • La liste des annexes jointes au document : nom, type, auteur de l’ajout, date d’ajout et taille
  • Un hachage du contenu du document, pour vérifier son intégrité ultérieurement

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Identifier les non-lecteurs

La vue liste l’état de chaque destinataire. Vous pouvez ainsi repérer immédiatement ceux qui n’ont pas encore ouvert le document.

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Relancer manuellement

Depuis la vue suivi, vous pouvez relancer individuellement un destinataire qui n’a pas lu.
Pour automatiser les relances, configurez les rappels automatiques dans la vue partage. Programmer et rappels