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Un document utilise une unité du quota de votre organisation dès sa création. Il n’a pas besoin d’être publié ou partagé pour être comptabilisé.

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Actions qui consomment un document

Chacune de ces actions crée un nouveau document et utilise une unité :
Un brouillon compte. Pour rassembler des informations avant de créer le compte rendu final, utilisez les notes : les notes texte, photo et audio sont illimitées.

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Actions qui ne consomment pas un second document

Une fois le document créé, vous pouvez sans le comptabiliser de nouveau :
  • modifier ou enrichir son contenu ;
  • ajouter des notes, photos, annexes ou destinataires ;
  • le partager de nouveau ;
  • recueillir des commentaires ou des signatures ;
  • le verrouiller ;
  • l’exporter en PDF à partir de Pro.
There ne facture pas les révisions ou les versions d’un même document. Une nouvelle unité est utilisée uniquement lorsqu’un document est créé ou restauré.

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Corbeille et restauration

Placer un document dans la corbeille le retire immédiatement du quota. Il reste récupérable pendant 30 jours. Pour le restaurer, l’organisation doit disposer d’au moins une unité. Le document restauré utilise alors cette unité. Si le quota est plein, placez un autre document actif dans la corbeille, attendez le renouvellement mensuel ou changez d’offre avant de restaurer. Après 30 jours dans la corbeille, le document est définitivement supprimé et ne peut plus être restauré.
There ne possède pas de statut d’archivage pour les documents. Verrouiller un document empêche sa modification, mais ne le retire pas du quota.

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Exemples

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Préparer un compte rendu hebdomadaire

Modifier le compte rendu de la semaine précédente ne consomme pas de nouveau document. Le dupliquer ou sélectionner Préparer le document suivant crée le compte rendu de cette semaine et utilise une unité.

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Importer un rapport existant

Créer un document puis importer un fichier Word utilise une unité au total. L’import lui-même ne consomme aucune unité supplémentaire.

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Restaurer un rapport supprimé

Si votre organisation dispose de 2 unités, restaurer un rapport depuis la corbeille laisse 1 unité disponible. Si aucune unité n’est disponible, la restauration reste bloquée jusqu’à ce qu’une unité se libère. Consultez Quota et consommation pour les règles de renouvellement et de limite.