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Le bloc Présences remplace les tableaux statiques par un suivi lisible, historisé et connecté au partage du document.
Pour ajouter ce bloc, tapez /presence puis sélectionnez Présence.

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Créer et configurer le bloc

Après création du bloc, vous retrouvez :
  • Une barre d’options d’affichage
  • Un calendrier des pointages
  • Des actions pour ajouter groupes et contacts

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Options d’affichage

La barre d’options (en haut du bloc) permet d’afficher ou masquer les éléments utiles.

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Gérer les pointages dans le temps

  • Utilisez les flèches pour naviguer entre les pointages
  • Cliquez une date pour afficher l’état de cette séance
  • Créez un nouveau pointage pour la réunion en cours
Même après duplication du document, l’historique des pointages reste accessible. Cela conserve le suivi des absences cumulées d’une réunion à l’autre.

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Préremplir un nouveau pointage

Sélectionnez une date vide, puis cliquez sur Préremplir depuis [date précédente]. L’action utilise la date antérieure la plus récente qui contient des données de présence.
Le préremplissage prépare le pointage suivant ; il ne recopie pas les anciens statuts de présence.
Le préremplissage suit ces règles :
  • Les invitations et convocations, avec leur heure éventuelle, sont reportées à la nouvelle date. Ces contacts sont marqués présents.
  • Si personne n’était invité ou convoqué à la date source, tous les contacts ayant un statut de présence à cette date sont marqués présents.
  • Les anciens statuts de présence comme absent, excusé, en retard ou représenté, ou non concerné ne sont pas recopiés.
  • Les sélections pour la diffusion sont reportées.
  • Les cumuls d’absences et de retards continuent à partir de l’historique du bloc ; ils ne sont pas recopiés comme valeurs de la nouvelle date.
Lorsque Créer une suite met automatiquement à jour la date du document, les mêmes règles de préremplissage sont appliquées à chaque bloc Présences.

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Organiser les groupes

  1. Cliquez sur Ajouter un groupe.
  2. Donnez un titre explicite.
  3. Ajoutez une description (exemple : entreprise, adresse, lot).
Vous pouvez ensuite déplacer, dupliquer ou supprimer le groupe depuis sa poignée d’actions.
Ajoutez un identifiant court dans le nom du groupe (BET, MOE, ENT) pour faciliter la sélection de l’entreprise dans les tâches.
Voir aussi : Tâches.

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Gérer les contacts

Dans chaque groupe, cliquez sur Ajouter un contact puis renseignez :
  • Nom/prénom
  • Rôle/fonction
  • E-mail
  • Téléphone(s)
  • Statut de présence
  • Statut invité/convoqué (+ heure si besoin)
  • Inclusion en diffusion
Chaque contact peut être déplacé, dupliqué ou supprimé via la poignée d’actions.

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Diffusion du document

Au partage du document, vous pouvez utiliser automatiquement :
  • Les contacts marqués pour diffusion
  • Ou tous les e-mails trouvés dans le document
La liste reste synchronisée avec les modifications du bloc.

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Blocs dérivés depuis une liste de présences

Les données du bloc Présences peuvent alimenter automatiquement d’autres blocs du document via le menu slash. Ces blocs sont pré-remplis avec une ligne par entreprise de la liste de présences.
Ces blocs sont particulièrement adaptés aux comptes rendus de chantier et aux réunions de chantier BTP.

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Bonnes pratiques

  • Mettez à jour les présences en début de réunion
  • Regroupez les contacts par lot ou type d’intervenant
  • Dupliquez le document précédent pour garder la continuité du suivi
  • Activez seulement les colonnes utiles pour éviter la surcharge