Extraits

Un extrait est un contenu réutilisable : une clause, une consigne. Rédigez-le une fois, puis insérez-en une copie dans n’importe quel document. Exemples :

• la formulation standard d’une réserve dans un compte rendu de chantier ;
• des consignes de sécurité récurrentes ;
• une clause de délai en deux variantes : 48 heures ou 72 heures.

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Créer un extrait

Depuis un document

1. Sélectionnez le contenu dans le document.
2. Choisissez Créer un extrait dans le menu de sélection.
3. Nommez l’extrait. Il est privé : vous seul le voyez tant que vous ne le partagez pas.

Depuis la bibliothèque

1. Cliquez sur Bibliothèque dans le menu latéral.
2. Cliquez sur Nouveau, puis Nouvel extrait.
3. Rédigez le contenu sur la page. Les modifications sont enregistrées automatiquement.

L’extrait est créé dans l’onglet ouvert, avec cette audience.

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Organiser la bibliothèque

Cliquez sur Nouveau, puis Créer un dossier. Les dossiers peuvent contenir d’autres dossiers. Glissez un dossier ou un extrait pour le déplacer, ou utilisez son menu d’actions pour le renommer ou le supprimer. Supprimer un extrait ou un dossier ne modifie pas les documents où il a déjà été inséré.

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Partager les extraits

La bibliothèque a un onglet par audience :

• Moi uniquement
• Toute l’organisation
• un onglet par dossier d’équipe dont vous êtes membre

Pour changer l’audience, ouvrez le menu d’actions d’un extrait ou d’un dossier et sélectionnez Partager avec.

• Partager un dossier partage tout son contenu.
• Partager un extrait situé dans un dossier le déplace à la racine de la bibliothèque.
• Seul son créateur peut le rendre de nouveau privé.

Un invité d’un dossier d’équipe voit uniquement ses propres extraits et ceux de ses dossiers d’équipe.

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Variantes

Une variante est une autre version du même extrait, quand le contenu change légèrement : un délai de 48 heures ou de 72 heures, par exemple.

1. Ouvrez le menu d’actions de l’extrait et sélectionnez Créer une variante. Elle démarre comme une copie de la variante par défaut.
2. Modifiez ce qui diffère et nommez la variante. Une variante sans nom s’appelle « Variante 2 », « Variante 3 », etc.

La variante par défaut est celle insérée quand vous choisissez l’extrait lui-même. Pour la changer, ouvrez le menu d’actions d’une autre variante et sélectionnez Définir par défaut. Supprimez une variante depuis le même menu. La dernière variante d’un extrait ne peut pas être supprimée. Vous pouvez aussi créer une variante depuis un document, voir Extraits insérés.

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Insérer un extrait

1. Dans un paragraphe vide à la racine du document, tapez /. Les extraits sont listés après les blocs.
2. Tapez quelques lettres du nom de l’extrait.
3. Sélectionnez-le avec les flèches et appuyez sur Entrée.

• La recherche porte sur les noms des extraits et des dossiers, pas sur leur contenu. Les résultats viennent de tous les dossiers et indiquent leur chemin.
• Sans recherche, parcourez les dossiers niveau par niveau.
• Pour choisir une variante, recherchez l’extrait, puis choisissez la variante dans son sous-menu.

L’extrait est inséré sous forme de copie indépendante : modifiez-le librement, la bibliothèque ne change pas.

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Extraits insérés

Pendant la rédaction, un extrait inséré n’est mis en évidence que lorsque votre curseur s’y trouve. Un cadre met son contenu en évidence, et une bulle dans la marge permet de le gérer. Cliquez sur la bulle pour ouvrir son menu :

• Variante : passer à une autre variante de l’extrait.
• Restaurer la variante d’origine : annuler vos modifications. Affiché une fois le contenu modifié.
• Mettre à jour la variante : enregistrer vos modifications dans la bibliothèque, dans cette variante. Affiché une fois le contenu modifié.
• Créer une variante avec ces modifications : enregistrer vos modifications comme nouvelle variante. Affiché une fois le contenu modifié.
• Détacher : conserver le contenu et supprimer le lien avec l’extrait.

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Extraits dans les modèles

Dans un modèle, tous les extraits sont toujours mis en évidence, pour voir comment le modèle est construit. Quand vous créez un document à partir d’un modèle, chaque extrait qui a plusieurs variantes est marqué Extrait à valider, avec un cadre coloré. Choisissez la bonne variante, ou sélectionnez Confirmer cette variante dans le menu de la bulle. Modifier le contenu la confirme aussi.

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