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There recueille votre consentement explicite avant la première utilisation de l’enregistrement vocal et de la transcription. Ce consentement couvre le traitement de votre propre voix. Il ne couvre pas les autres personnes présentes. Informer les participants et obtenir leur accord relève de votre responsabilité, en tant qu’organisation utilisatrice de There. Cette page propose deux mesures concrètes, applicables immédiatement.

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Mention écrite dans le compte rendu

Ajoutez une clause au compte rendu que vous partagez déjà aux participants avant chaque réunion. Le bloc « prochaine réunion » s’y prête bien, puisqu’il est lu avant que la réunion n’ait lieu.
La présente réunion est enregistrée via There afin d’assister la rédaction du compte rendu. L’enregistrement n’est utilisé à aucune autre fin, ni pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle. Tout participant peut s’y opposer avant le début des échanges.
Placez cette clause dans un modèle pour qu’elle soit reprise dans chaque compte rendu sans avoir à y penser. Voir Modèles de note.

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Rappel oral en début de réunion

Formulez le rappel sous forme de question appelant une réponse audible. La réponse est alors captée dans l’enregistrement lui-même, ce qui documente l’accord plus solidement qu’une annonce restée sans réponse.
Avant de commencer, sachez que cette réunion est enregistrée avec There pour préparer le compte rendu. L’enregistrement sert uniquement à cet usage. Y voyez-vous une objection ?
Si un participant s’y oppose, n’enregistrez pas. Prenez la réunion en note texte ou photo.

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Ce qui est partagé et ce qui ne l’est pas

Le fichier audio et la transcription d’origine suivent la visibilité de la note à laquelle ils appartiennent : toute personne pouvant lire la note peut y accéder. Vérifiez la visibilité d’une note avant de la partager si elle contient un enregistrement, et passez-la en privé si l’enregistrement doit rester chez vous. Voir Visibilité et partage des notes. L’audio est transmis à notre sous-traitant de transcription, sur son infrastructure européenne, aux seules fins d’établir la transcription. Voir Sécurité et confidentialité.

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Pourquoi c’est important

Selon les circonstances, enregistrer une conversation sans informer les personnes qui y prennent part peut relever de l’article 226-1 du Code pénal, qui protège les paroles prononcées à titre privé ou confidentiel, et du RGPD, qui impose d’informer les personnes du traitement de leurs données personnelles.
Cette page fournit des recommandations pratiques, non un conseil juridique. Vos obligations dépendent de la nature de la réunion et des personnes présentes. L’article 8 des Conditions d’utilisation précise votre responsabilité dans l’obtention de ces consentements.