Le bloc Présences remplace les tableaux statiques par un suivi lisible,
historisé et connecté au partage du document.
Pour ajouter ce bloc, tapez /presence puis sélectionnez
Présence .
Après création du bloc, vous retrouvez :
Une barre d’options d’affichage
Un calendrier des pointages
Des actions pour ajouter groupes et contacts
Options d’affichage La barre d’options (en haut du bloc) permet d’afficher ou masquer les éléments
utiles.
Option Usage E-mail Adresse cliquable vers le client mail Téléphone Numéro cliquable (appel direct sur appareil compatible) Présence Statut présent, absent, excusé Absences cumulées Total automatique des absences passées Invitation / convocation Statut invité/convoqué + heure optionnelle Diffusion Inclut le contact dans la diffusion par défaut Statistiques Ligne récapitulative du bloc
Gérer les pointages dans le temps
Utilisez les flèches pour naviguer entre les pointages
Cliquez une date pour afficher l’état de cette séance
Créez un nouveau pointage pour la réunion en cours
Même après duplication du document, l’historique des pointages reste accessible.
Cela conserve le suivi des absences cumulées d’une réunion à l’autre.
Organiser les groupes
Cliquez sur Ajouter un groupe .
Donnez un titre explicite.
Ajoutez une description (exemple : entreprise, adresse, lot).
Vous pouvez ensuite déplacer, dupliquer ou supprimer le groupe depuis sa
poignée d’actions.
Ajoutez un identifiant court dans le nom du groupe (BET, MOE, ENT) pour
faciliter la sélection de l’entreprise dans les tâches.
Voir aussi : Tâches .
Dans chaque groupe, cliquez sur Ajouter un contact puis renseignez :
Nom/prénom
Rôle/fonction
E-mail
Téléphone(s)
Statut de présence
Statut invité/convoqué (+ heure si besoin)
Inclusion en diffusion
Chaque contact peut être déplacé, dupliqué ou supprimé via la poignée d’actions.
Diffusion du document Au partage du document, vous pouvez utiliser automatiquement :
Les contacts marqués pour diffusion
Ou tous les e-mails trouvés dans le document
La liste reste synchronisée avec les modifications du bloc.
Blocs dérivés depuis une liste de présences Les données du bloc Présences peuvent alimenter automatiquement d’autres blocs du document via le menu slash. Ces blocs sont pré-remplis avec une ligne par entreprise de la liste de présences.
Bloc dérivé Commande slash Description Effectif /effectifSuivi des effectifs journaliers par entreprise Situation /situationSuivi de l’avancement par entreprise Pénalités /penalitesSuivi des jours d’absence et des montants Agrément /agrementSuivi des documents VIC et PSPS par entreprise
Ces blocs sont particulièrement adaptés aux comptes rendus de chantier et aux réunions de chantier BTP.
Bonnes pratiques
Mettez à jour les présences en début de réunion
Regroupez les contacts par lot ou type d’intervenant
Dupliquez le document précédent pour garder la continuité du suivi
Activez seulement les colonnes utiles pour éviter la surcharge
