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# Accord sur le traitement des données (DPA)

> Engagements de There en tant que sous-traitant des données personnelles traitées pour le compte de ses clients, au sens de l'article 28 du RGPD.

Dernière mise à jour le 23 octobre 2026.

Le présent accord sur le traitement des données (l'« Accord ») encadre les traitements de données à caractère personnel que THERE (« There ») réalise pour le compte de ses clients professionnels (le « Client ») dans le cadre des Services, conformément à l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (le « RGPD »).

Il s'inspire des clauses contractuelles types entre responsables du traitement et sous-traitants adoptées par la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/915).

## En bref

* **Rôles :** le Client est responsable du traitement, There est sous-traitant et agit uniquement sur ses instructions.
* **Hébergement :** la base de données et les fichiers sont hébergés dans l'Union européenne. Les transferts hors UE réalisés par certains sous-traitants sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
* **IA :** les données du Client ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA. Avec l'offre Business, le Client peut limiter les modèles d'IA à Mistral AI, dont les traitements ont lieu dans l'UE.
* **Violation de données :** There notifie le Client dans les quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance.
* **Sous-traitants ultérieurs :** la liste figure en annexe 3. Tout nouveau sous-traitant est annoncé trente (30) jours à l'avance, et le Client peut s'y opposer.
* **Audits :** There fournit la documentation nécessaire et accepte un audit par an au plus, aux frais du Client qui le demande.
* **Fin de la relation :** export des données sous trente (30) jours sur demande, puis suppression sous trente (30) jours lorsque le Client supprime son organisation ou en fait la demande.
* **Contact :** [privacy@there.do](mailto:privacy@there.do).

## Article 1 — Objet et champ d'application

1.1. Le présent Accord fait partie intégrante des [Conditions générales de vente](/fr/legal/terms-of-sale.md) (les « CGV »), acceptées lors de la création d'une organisation. Il s'applique à toute organisation, qu'elle bénéficie d'une offre gratuite ou payante, sans qu'aucune signature distincte ne soit nécessaire. Les administrateurs des organisations existantes sont informés de sa publication par courrier électronique. Un Client qui le souhaite peut obtenir une version signée en écrivant à [privacy@there.do](mailto:privacy@there.do).

1.2. L'Accord s'applique aux données à caractère personnel que le Client et ses utilisateurs saisissent, importent, enregistrent ou partagent dans les Services, et que There traite pour le compte du Client (les « Données du Client »).

1.3. L'Accord ne s'applique pas aux données que There traite pour son propre compte en tant que responsable du traitement, notamment la gestion de la relation commerciale, la facturation, la prospection et la mesure d'audience de ses sites. Ces traitements sont décrits dans la [Politique de confidentialité](/fr/legal/privacy-policy.md).

1.4. En cas de contradiction entre l'Accord et les CGV, les [Conditions d'utilisation](/fr/legal/terms-of-service.md) ou la Politique de confidentialité, l'Accord prévaut pour tout ce qui concerne la protection des Données du Client. Les clauses contractuelles types conclues pour un transfert prévalent sur l'Accord dans leur champ d'application.

## Article 2 — Définitions

Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée », « violation de données à caractère personnel » et « autorité de contrôle » ont le sens que leur donne le RGPD. Les autres termes commençant par une majuscule ont le sens que leur donnent les CGV.

« Sous-traitant ultérieur » désigne tout prestataire auquel There fait appel et qui traite des Données du Client.

## Article 3 — Rôles des parties

3.1. Le Client agit en qualité de responsable du traitement. There agit en qualité de sous-traitant.

3.2. Lorsque le Client agit lui-même en qualité de sous-traitant pour le compte d'un tiers, There agit en qualité de sous-traitant ultérieur. Le Client garantit alors qu'il est autorisé à recourir à There et que les instructions qu'il donne sont conformes à celles de son propre responsable du traitement.

## Article 4 — Description du traitement

L'objet, la nature, la finalité et la durée du traitement, les catégories de données et les catégories de personnes concernées sont décrits en annexe 1.

## Article 5 — Instructions du Client

5.1. There traite les Données du Client uniquement sur instruction documentée du Client, y compris en ce qui concerne les transferts hors de l'Union européenne, sauf obligation légale contraire. Dans ce cas, There informe le Client de cette obligation avant le traitement, sauf si la loi l'interdit.

5.2. Constituent les instructions documentées du Client : les CGV, les Conditions d'utilisation et le présent Accord ; la configuration et l'utilisation des Services par le Client et ses utilisateurs autorisés, notamment le choix des fonctionnalités, des modèles d'IA et des intégrations activés ; toute autre instruction écrite acceptée par There.

5.3. There informe immédiatement le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou d'un État membre relatives à la protection des données. There peut alors suspendre l'exécution de l'instruction concernée jusqu'à ce que le Client la confirme ou la modifie.

5.4. Sous réserve de l'article 5.5, There ne traite pas les Données du Client pour ses propres finalités. En particulier, There ne vend pas les Données du Client et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Ses sous-traitants ultérieurs fournissant des services d'IA se sont contractuellement engagés à ne pas les utiliser à cette fin.

5.5. There traite, en qualité de responsable du traitement, les données relatives à l'utilisation des Services : données de compte et de connexion, journaux techniques, événements d'usage et échanges avec l'assistance. Il les utilise pour fournir, sécuriser, maintenir et améliorer les Services, assister les utilisateurs et établir des statistiques, comme le décrit la Politique de confidentialité. Ces traitements ne portent pas sur le contenu des notes, documents et fichiers du Client, sauf dans la mesure nécessaire au diagnostic d'un incident ou au traitement d'une demande d'assistance.

## Article 6 — Obligations du Client

Le Client :

* veille à la licéité des traitements qu'il confie à There et dispose d'une base légale pour chacun d'eux ;
* informe les personnes concernées, notamment les personnes enregistrées lors d'une note vocale (voir [Informer les participants](/fr/features/notes/informing-participants.md)) ;
* ne saisit dans les Services des catégories particulières de données (article 9 du RGPD) ou des données relatives aux condamnations pénales (article 10 du RGPD) que lorsque c'est strictement nécessaire, et sous sa responsabilité ;
* gère les accès de ses utilisateurs et la visibilité de ses contenus dans les Services.

## Article 7 — Confidentialité

There veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données du Client s'engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale de confidentialité appropriée. L'accès aux Données du Client est limité aux membres de l'équipe qui en ont besoin pour fournir, maintenir ou sécuriser les Services, ou pour répondre à une demande du Client.

## Article 8 — Sécurité

8.1. There met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues à l'article 32 du RGPD, décrites en annexe 2.

8.2. There teste, analyse et évalue régulièrement l'efficacité de ces mesures. Il peut les faire évoluer, à condition de ne pas réduire le niveau global de sécurité des Données du Client.

## Article 9 — Sous-traitants ultérieurs

9.1. Le Client donne à There une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. La liste des sous-traitants ultérieurs en vigueur figure en annexe 3.

9.2. There informe le Client de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur au moins trente (30) jours à l'avance, par courrier électronique adressé aux administrateurs de l'organisation et par la mise à jour de l'annexe 3. Lorsqu'un remplacement est rendu nécessaire par un motif urgent de sécurité ou de continuité du service, There en informe le Client dans les meilleurs délais, et le Client peut s'y opposer dans les conditions de l'article 9.3 à compter de cette information.

9.3. Le Client peut s'opposer à ce changement par écrit avant l'expiration du délai d'information, pour un motif objectif et documenté tenant à la capacité du nouveau sous-traitant ultérieur à respecter la réglementation sur la protection des données. There peut alors proposer une solution, par exemple ne pas confier les Données du Client à ce sous-traitant ultérieur ou désactiver la fonctionnalité concernée pour l'organisation. À défaut de solution dans les trente (30) jours suivant l'opposition, le Client peut, à titre de seul recours, résilier son abonnement et demander la suppression de son organisation selon l'article 14.3, sans pénalité. There lui rembourse alors les sommes prépayées correspondant à la période restant à courir. À défaut d'opposition dans le délai d'information, le changement est réputé accepté.

9.4. There impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles du présent Accord. There demeure pleinement responsable envers le Client de l'exécution de ces obligations par ses sous-traitants ultérieurs.

9.5. Les intégrations que le Client active lui-même dans les Services (par exemple une messagerie, un agenda ou une GED) ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de There. Les données transmises à ces services le sont sur instruction du Client et relèvent du contrat qui lie le Client à leur éditeur.

## Article 10 — Transferts hors de l'Union européenne

10.1. La base de données applicative est hébergée à Francfort, en Allemagne, et les fichiers sont stockés dans l'Union européenne.

10.2. Certains sous-traitants ultérieurs sont établis hors de l'Espace économique européen ou peuvent y traiter des Données du Client, y compris par un accès à distance. Ces transferts reposent sur l'un des mécanismes suivants :

* une décision d'adéquation de la Commission européenne, y compris le cadre de protection des données UE-États-Unis, uniquement lorsque le destinataire y est certifié pour le service concerné ;
* à défaut, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914), module 3 (de sous-traitant à sous-traitant), complétées des mesures supplémentaires nécessaires.

Le Client peut obtenir une copie des garanties applicables à un transfert en écrivant à [privacy@there.do](mailto:privacy@there.do).

10.3. Si une garantie de transfert cesse d'être applicable, There suspend le transfert concerné jusqu'à la mise en place d'une autre garantie valable, ou met fin au traitement concerné. There informe le Client, lorsque la loi le lui permet, de toute demande d'accès aux Données du Client émanant d'une autorité publique d'un pays tiers.

10.4. Avec l'offre Business, les administrateurs de l'organisation peuvent limiter les modèles d'IA utilisables aux seuls modèles de Mistral AI, dont les traitements ont lieu dans l'Union européenne (voir [Choisir les modèles autorisés](/fr/features/document/ai/space-bar.md)). La transcription audio reste assurée par AssemblyAI, via son infrastructure européenne.

## Article 11 — Assistance au Client

11.1. Compte tenu de la nature du traitement, There aide le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans toute la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées. Les Services permettent au Client de consulter, modifier, exporter et supprimer la plupart des Données du Client. Si There reçoit directement une telle demande, il la transmet au Client sans y répondre lui-même, sauf instruction contraire.

11.2. There aide le Client, compte tenu des informations dont il dispose, à respecter ses obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD : sécurité du traitement, notification des violations de données, analyse d'impact relative à la protection des données et consultation préalable de l'autorité de contrôle.

## Article 12 — Violation de données à caractère personnel

12.1. There notifie au Client toute violation de données à caractère personnel concernant les Données du Client dans un délai maximal de quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance, y compris lorsque la violation lui est signalée par un sous-traitant ultérieur.

12.2. La notification est adressée aux administrateurs de l'organisation. Elle décrit, dans la mesure où ces informations sont disponibles : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements concernés, les conséquences probables, et les mesures prises ou envisagées pour y remédier et en atténuer les effets. Les informations qui ne sont pas disponibles immédiatement sont communiquées au fur et à mesure : la première notification n'attend pas la fin des investigations.

12.3. There prend sans délai les mesures nécessaires pour contenir la violation et en limiter les conséquences. Le Client décide des notifications à l'autorité de contrôle et des communications aux personnes concernées ; There ne les effectue à sa place que sur instruction ou obligation légale. La notification ne vaut pas reconnaissance de responsabilité.

## Article 13 — Documentation et audits

13.1. There met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues à l'article 28 du RGPD : le présent Accord et ses annexes, la page [Sécurité et confidentialité](/fr/account/security-and-privacy.md) et les réponses aux questionnaires de sécurité raisonnables du Client.

13.2. Si ces informations ne suffisent pas, le Client peut réaliser ou faire réaliser un audit, y compris une inspection, par un auditeur indépendant qui n'est pas un concurrent de There et qui est tenu au secret. L'audit :

* est limité à une fois par période de douze (12) mois, sauf violation de données affectant les Données du Client ou demande d'une autorité de contrôle ;
* est notifié avec un préavis d'au moins trente (30) jours et un périmètre défini à l'avance ;
* se déroule de préférence à distance, pendant les heures ouvrées, sans perturber les Services ni donner accès aux données des autres clients ;
* est réalisé aux frais du Client qui le demande, y compris le temps consacré par l'équipe de There, sur devis préalable.

13.3. Le Client remet à There une copie du rapport d'audit, qui constitue une information confidentielle.

13.4. There met les informations prévues au présent article à la disposition de l'autorité de contrôle compétente, à sa demande.

## Article 14 — Durée, restitution et suppression des données

14.1. L'Accord s'applique tant que There traite des Données du Client, que l'organisation bénéficie d'une offre gratuite ou payante. La résiliation d'un abonnement payant n'entraîne pas la suppression de l'organisation ni de ses contenus, conformément aux CGV.

14.2. Le Client peut à tout moment récupérer ses données : directement depuis les Services pour une partie d'entre elles, ou au moyen d'un export complet préparé par There sous trente (30) jours sur demande à [hello@there.do](mailto:hello@there.do).

14.3. Le Client demande la suppression de ses données en supprimant son organisation depuis les paramètres des Services, ou par demande écrite adressée à [privacy@there.do](mailto:privacy@there.do). There supprime alors les Données du Client dans un délai de trente (30) jours. Pour une demande écrite, There confirme la suppression par courrier électronique. Les copies présentes dans les sauvegardes sont effacées au fur et à mesure de leur rotation, au plus tard trente-cinq (35) jours après la suppression. D'ici là, elles restent protégées par le présent Accord et ne servent qu'à une éventuelle restauration. Si une restauration réintroduit des données supprimées, There les supprime à nouveau.

14.4. Les Données du Client que There est tenu de conserver en application du droit de l'Union ou d'un État membre sont conservées pendant la seule durée requise, puis supprimées.

14.5. There transmet les instructions de suppression à ses sous-traitants ultérieurs. Certaines copies techniques y subsistent pendant une durée limitée, indiquée en annexe 3 : journaux de la passerelle vers les modèles d'IA (7 jours), conservation par les fournisseurs de modèles d'IA à des fins de détection des abus (jusqu'à 30 jours, 55 jours pour Google). Sur demande, There indique au Client les copies résiduelles et leur date d'expiration.

14.6. Les obligations du présent Accord survivent tant que There détient des Données du Client.

## Article 15 — Responsabilité

Par dérogation aux CGV, la responsabilité totale de There au titre du présent Accord, tous faits générateurs confondus, est limitée au montant le plus élevé entre (i) les sommes hors taxes effectivement versées par le Client au titre des Services au cours des douze (12) mois précédant le premier fait générateur et (ii) mille (1 000) euros. Les autres stipulations des CGV relatives à la responsabilité s'appliquent, notamment l'exclusion des dommages indirects. Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni lorsque la loi l'interdit. Ces limitations ne restreignent ni les droits des personnes concernées, notamment au titre de l'article 82 du RGPD, ni les obligations résultant des clauses contractuelles types conclues pour un transfert.

## Article 16 — Modification de l'Accord

There peut modifier le présent Accord pour tenir compte d'une évolution de la réglementation, des Services ou de ses sous-traitants ultérieurs, sans réduire le niveau de protection des Données du Client. Les modifications substantielles sont notifiées aux administrateurs de l'organisation au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. Les changements de sous-traitants ultérieurs suivent la procédure de l'article 9.

## Article 17 — Droit applicable et contact

17.1. Le présent Accord est régi par le droit français. Les litiges sont soumis aux juridictions désignées par les CGV.

17.2. Pour toute question relative au présent Accord ou à la protection des Données du Client, écrivez au référent protection des données de There : [privacy@there.do](mailto:privacy@there.do), ou THERE, 231 rue Saint-Honoré, 75001 Paris, France.

## Annexe 1 — Description du traitement

| Élément | Description |
| - | - |
| Objet | Fourniture des Services There : prise de notes de terrain, rédaction et diffusion de documents et comptes rendus, collaboration au sein d'une organisation. |
| Nature des opérations | Collecte, enregistrement, hébergement, synchronisation entre appareils, organisation, indexation pour la recherche, transcription audio (notes vocales et dictée en temps réel), génération de contenus par IA à la demande, conversion de fichiers, génération de PDF, partage, export, notification et suppression. |
| Finalité | Fournir, maintenir, sécuriser et assister les Services au bénéfice du Client. |
| Durée | Pendant toute l'utilisation des Services par le Client, puis jusqu'à la suppression prévue à l'article 14. |
| Personnes concernées | Utilisateurs du Client (salariés, collaborateurs, invités) ; destinataires des documents partagés ; personnes mentionnées, photographiées ou enregistrées dans les contenus du Client (par exemple intervenants de chantier, clients du Client, participants à une réunion). |
| Catégories de données | Identification et coordonnées (nom, prénom, adresse électronique, téléphone, fonction, entreprise) ; données de connexion et d'usage (identifiants, journaux techniques, adresse IP) ; contenus (notes, documents, photos, vidéos, fichiers, enregistrements audio et transcriptions, messages électroniques et WhatsApp transmis à There, tâches, présences, événements d'agenda importés). |
| Données sensibles | Aucune n'est requise par les Services. Le Client peut toutefois en saisir sous sa responsabilité (article 6). Les enregistrements audio ne sont pas utilisés pour identifier les personnes. |
| Lieu de traitement | Union européenne pour la base de données et les fichiers ; voir l'annexe 3 pour les sous-traitants ultérieurs. |

## Annexe 2 — Mesures techniques et organisationnelles

| Domaine | Mesures |
| - | - |
| Hébergement | Base de données hébergée par Neon à Francfort (Allemagne) ; fichiers stockés sur Cloudflare R2 dans l'Union européenne ; exécution de l'application sur l'infrastructure Cloudflare, placée en Europe. |
| Chiffrement | Échanges chiffrés en transit (HTTPS/TLS) ; données chiffrées au repos par les hébergeurs. |
| Contrôle d'accès | Authentification gérée par Clerk ; cloisonnement des données par organisation ; rôles (administrateur, membre, invité) ; visibilité réglable note par note ; authentification multifacteur obligatoire pour les comptes d'administration de There ; accès de l'équipe There limité aux personnes qui en ont besoin et retirés à leur départ. |
| Protection du service | Protection réseau et anti-bot Cloudflare ; vérification de la signature des webhooks entrants ; secrets applicatifs centralisés dans un gestionnaire de secrets. |
| Sauvegarde et continuité | Restauration à la minute près sur les 7 derniers jours ; sauvegardes quotidiennes conservées 30 jours, hebdomadaires 5 semaines, mensuelles 1 mois ; RTO de 48 heures et RPO de 24 heures. |
| Supervision | Suivi des erreurs (Sentry, hébergé dans l'UE) ; page de statut publique [status.there.do](https://status.there.do/). |
| Tests et évaluation | Audits de sécurité du code et de l'infrastructure assistés par des outils d'IA (application web et intégrations, puis autorisations et isolation entre organisations), avec suivi des correctifs ; tests automatisés ; correctifs déployés en continu. |
| Vulnérabilités | Surveillance des dépendances (Dependabot) et mises à jour régulières. |
| Gestion des incidents | Procédure de traitement des incidents et de notification des violations de données (article 12). |
| Sous-traitants | Contrats de protection des données avec chaque sous-traitant ultérieur ; engagement des fournisseurs d'IA à ne pas entraîner leurs modèles sur les données transmises. |
| Personnel | Engagement de confidentialité des personnes ayant accès aux Données du Client. |

## Annexe 3 — Sous-traitants ultérieurs

| Sous-traitant | Service fourni | Lieu de traitement | Garanties en cas de transfert | Conservation propre au sous-traitant |
| - | - | - | - | - |
| Neon, Inc. | Base de données applicative | Allemagne (Francfort) | Clauses contractuelles types (accès depuis les États-Unis) | Suit les suppressions de There ; sauvegardes selon l'annexe 2 |
| Cloudflare, Inc. | Hébergement de l'application, stockage des fichiers, recherche, passerelle vers les modèles d'IA, protection réseau | Union européenne ; réseau mondial pour l'acheminement des requêtes | Clauses contractuelles types | Journaux de la passerelle IA (requêtes et réponses) : 7 jours ; cache des réponses : 24 heures |
| Clerk, Inc. | Authentification des utilisateurs | États-Unis | Clauses contractuelles types | Selon les conditions de Clerk |
| Journey Mobile, Inc. (PowerSync) | Synchronisation hors ligne de l'application mobile | Union européenne | Clauses contractuelles types (société établie aux États-Unis) | Suit les suppressions de There |
| AssemblyAI, Inc. | Transcription audio des notes vocales et dictée en temps réel dans l'assistant IA | Union européenne (infrastructure européenne) | Clauses contractuelles types (société établie aux États-Unis) | Fichiers audio : 48 heures ; transcriptions : supprimées par There dès leur enregistrement, en pratique quelques minutes après la transcription, et au plus tard à partir d'un jour (délai de conservation configuré chez AssemblyAI) ; transcription en temps réel : aucune conservation |
| Anthropic Ireland, Limited | Fonctionnalités d'IA générative (modèle par défaut) | États-Unis | Clauses contractuelles types | Jusqu'à 30 jours (détection des abus) |
| OpenAI Ireland Ltd | Fonctionnalités d'IA générative | États-Unis | Clauses contractuelles types | Jusqu'à 30 jours (détection des abus) |
| Google (API Gemini) | Fonctionnalités d'IA générative | États-Unis | Clauses contractuelles types | Jusqu'à 55 jours (détection des abus) |
| Mistral AI | Fonctionnalités d'IA générative | Union européenne | — | Jusqu'à 30 jours (détection des abus) |
| LlamaIndex, Inc. | Extraction du texte des documents importés | Union européenne (infrastructure européenne) | Clauses contractuelles types (société établie aux États-Unis) | 48 heures |
| Tiptap GmbH | Conversion des fichiers Word importés | Allemagne | — | Selon les conditions de Tiptap |
| Scaleway SAS | Génération des fichiers PDF | France | — | Le temps de la génération |
| Plus Five Five, Inc. (Resend) | Envoi des courriers électroniques et réception des courriers importés | Irlande | Clauses contractuelles types (société établie aux États-Unis) | 30 jours |
| Twilio Ireland Limited | Envoi de SMS | États-Unis | Clauses contractuelles types | Selon les conditions de Twilio |
| WhatsApp Ireland Limited | Réception des messages et notes vocales envoyés par WhatsApp | Union européenne et États-Unis | Clauses contractuelles types | Selon les conditions de WhatsApp Business |
| 650 Industries, Inc. (Expo) | Envoi des notifications push vers l'application mobile | États-Unis | Clauses contractuelles types | Selon les conditions d'Expo |
| Functional Software, Inc. (Sentry) | Suivi des erreurs | Union européenne (Allemagne) | — | 90 jours |
| PostHog, Inc. | Mesure d'usage du produit et enregistrement de sessions, contenus de l'éditeur masqués | Union européenne | Clauses contractuelles types (société établie aux États-Unis) | Selon les réglages du projet |
| Gleap GmbH | Assistance et retours utilisateurs | Union européenne | — | Selon les conditions de Gleap |
| Attio Limited | Suivi des demandes d'import de documents : nom et adresse électronique du demandeur, nom de l'organisation, noms et liens des fichiers | Royaume-Uni | Décision d'adéquation (Royaume-Uni) | Selon les conditions d'Attio |


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